Governance

De Governance Code Cultuur heeft acht principes vastgesteld, verdeeld over vier categorieën. Hieronder leest u hoe wij als Stichting Vrienden hiermee omgaan. Hier vindt u ook verwijzingen naar ons jaarverslag en de AVG-verklaring.

Waarde scheppen voor en in de samenleving

1. De Stichting Vrienden heeft in haar statuten de volgende doelstellingen vastgelegd:

• De ondersteuning van de instandhouding en restauratie van de St. Urbanuskerk en aanhorigheden te Bovenkerk (Amstelveen), zijnde een kerkgebouw en pastorie ontworpen en gebouwd door Pierre Cuypers. De gebouwen zijn Rijksmonumenten.
• De culturele waarde van de Bovenkerkse Urbanuskerk en aanhorigheden mede ten goede te laten komen aan niet-parochieel gebonden personen en instellingen in het algemeen en inwoners casu quo instellingen van Amstelveen en omgeving in het bijzonder; alsmede
• Het verrichten van alle verdere handelingen die met het vorenstaande in de ruimste zin verband houden of daartoe bevorderlijk kunnen zijn, alles in de meest ruime zin van het woord, een en ander in nauwe samenwerking met het Parochiebestuur van de Sint Urbanus Parochie te Bovenkerk of haar rechtsopvolgers.

Vanuit deze doelstellingen vervult de Stichting Vrienden van de Bovenkerkse Urbanus een wezenlijke rol bij de restauratie en instandhouding van de St. Urbanuskerk en de bijbehorende pastorie, die beide beeldbepalend zijn voor Amstelveen en omgeving. Daarnaast draagt zij door het organiseren van activiteiten in en rondom deze beide Rijksmonumenten in belangrijke mate bij aan het toegankelijk maken en houden van deze gebouwen voor bezoek, de overdracht van de (bouw)historische kennis en het gebruik voor niet-kerkelijke culturele activiteiten, zoals concerten.

2. De Stichting Vrienden is een officiële ANBI-stichting (nr. 802 102 682) met notarieel vastgelegde statuten. Daarin zijn ook het aantal verplichte bestuursleden en een rooster van aftreden vastgelegd. Het bestuur van de Stichting komt maandelijks bijeen; van deze vergaderingen worden notulen gemaakt. Er zijn een voorzitter, vicevoorzitter, penningmeester en secretaris aangesteld. Alle bestuursleden en hun taken zijn geregistreerd bij de Kamer van Koophandel, waar de Stichting Vrienden ingeschreven staat onder nummer 41.212.597. Voor de financiële administratie hanteert de Stichting Vrienden een ‘4-ogenprincipe’: alle financiële transacties worden door de penningmeester uitgevoerd, met controle door een ander bestuurslid.

De jaarcijfers worden door een accountant opgesteld en door een onafhankelijke kascommissie gecontroleerd. Het financieel jaarverslag wordt openbaar op deze website gepubliceerd. De bestuursleden ontvangen geen honorarium. De Stichting Vrienden is een kleine organisatie en werkt daarom met een bestuursmodel; er is geen raad van toezicht ingesteld.

Integer en rolbewust handelen

3. De vergaderingen van het bestuur zijn openbaar. Het bisdom Haarlem is eigenaar van de St. Urbanuskerk. Om tegenstrijdige belangen te voorkomen, is het statutair verplicht een vertegenwoordiger van het Parochiebestuur van de St. Urbanuskerk als bestuurslid aan te stellen.

Alle transacties op de bankrekeningen van de Stichting Vrienden worden door ten minste twee personen gezien: de penningmeester en de secretaris of voorzitter. De financiële jaarrekening wordt door een onafhankelijke accountant opgesteld en daarna gecontroleerd door een kascommissie van minimaal twee personen, die onafhankelijk van elkaar zijn. De jaarrekening moet door het bestuur worden goedgekeurd, waarna publicatie op de website volgt.

In juni 2018 heeft het bestuur regels vastgesteld met betrekking tot de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en maatregelen getroffen om de persoonlijke gegevens van de donateurs te beschermen.
→ Lees hier meer over de AVG

4. Naast de financiële toezichtsmaatregelen zijn er geen bestuurlijke toezichtsmaatregelen getroffen. Er is geen raad van toezicht ingesteld, omdat de Stichting Vrienden een kleine organisatie is.

Zorgvuldig besturen

5. Binnen het bestuur worden werkgroepen gevormd voor speciale activiteiten, zoals een concert of de restauratie van de kruiswegstaties en vaandels. Per activiteit is een groep vrijwilligers oproepbaar, bijvoorbeeld voor hulp bij de verkoop van consumpties. Betrokken groeperingen worden op verschillende manieren geïnformeerd over onze activiteiten en de resultaten daarvan:

1. Parochieleden via het parochieblad, de parochiewebsite met nieuwsbrieven en sociale media.
   → Website St. Urbanuskerk Bovenkerk
2. Donateurs ontvangen twee keer per jaar een nieuwsbrief van de Stichting Vrienden.
3. Voor alle inwoners van Amstelveen en omstreken worden artikelen gepubliceerd in de streekbladen en op de websites.
   → Website Stichting Vrienden van de Bovenkerkse Urbanus
   → Website Help ons uit de brand

6. De uitgaven van de Stichting Vrienden moeten tijdens een bestuursvergadering worden goedgekeurd, zodat een verantwoorde besteding gewaarborgd is. Alle werkzaamheden van bestuursleden worden zonder honorarium uitgevoerd. Ieder bestuurslid kan agendapunten aandragen voor of tijdens bestuursvergaderingen; geen enkel onderwerp wordt uitgesloten.

Goed toezicht uitoefenen

7. De Stichting Vrienden is een kleine organisatie met circa 500 donateurs. Een raad van toezicht is daarom niet ingesteld.

8. Bij twijfel over wet- en regelgeving wordt een jurist geraadpleegd. Jaarlijks in oktober wordt het rooster van aftreden besproken en worden zo nodig nieuwe bestuursleden gezocht. Ook wordt dan de taakverdeling binnen het bestuur opnieuw vastgesteld.

Nawoord

De Stichting Vrienden van de Bovenkerkse Urbanus vindt het van groot belang de bestuurstaken duidelijk en in alle openheid uit te voeren. Zijn er nog onduidelijkheden? Stuur uw vragen of eventuele op- of aanmerkingen dan naar het secretariaat.